Huishoudelijk reglement
HUISHOUDELIJK REGLEMENT D.O.L. OLYMPIA COMBINATIE
Laatste mutatie: Mei 2025
1. Het huishoudelijk reglement heeft tot doel:
De jaarlijkse tarieven, contributiebepalingen en de algemene bepalingen van de vereniging vast te stellen en waar nodig te verduidelijken. Het huishoudelijk reglement wordt jaarlijks voorgelegd in de algemene ledenvergadering (met name de wijzigingen). Het huishoudelijk reglement wordt vastgesteld door het bestuur en is een aanvulling op de statuten.
2.Leden en Lessen:
• Ten behoeve van de indeling in lessen, trainingen en/of activiteiten en het daarbij te hanteren onderscheid in contributie worden de clubleden onderverdeeld in disciplines en naar leeftijd.
– Pupillen zijn die leden die de leeftijd van dertien jaar nog niet hebben bereikt.
– Junioren zijn die leden die de leeftijd van achttien jaar nog niet hebben bereikt.
– Senioren zijn leden van achttien jaar en ouder. • Het actuele lesaanbod is te vinden op onze website www.dol-olympia.nl onder het kopje “Lessen”.
• Voor de springgroepen moet een lid geselecteerd worden door de leiding. Voor leden in de basisschool leeftijd betekent dit tevens dat indien ze mee trainen bij de springgroep ook het reguliere gymuur moeten volgen. Dit is nodig om het niveau van de springgroepen sneller omhoog te krijgen.
3. Het lidmaatschap:
• Een nieuw lid mag 2 proeflessen volgen. Daarna geschiedt het aanmelden zich via het inschrijfformulier op de website: www.dol-olympia.nl of via het inschrijfformulier dat verkrijgbaar is bij de leiding. Hierop worden de volgende gegevens ingevuld: naam, voornaam (voluit), adres, geboortedatum, telefoonnummer, emailadres, bankrekeningnummer, discipline en startdatum. Het lid verklaart hiermee overeenkomstig de statuten en het huishoudelijk reglement te zullen handelen. Voor jeugdleden dient het formulier ondertekend te worden door een wettelijk vertegenwoordiger.
• Bij de definitieve aanmelding geldt de betalingsverplichting voor zowel verenigings- als bondscontributie.
• D.O.C. hanteert geen inschrijfgeld.
• Het bestuur draagt er zorg voor dat het lid ook wordt aangemeld bij de KNGU.
• Verzuimde lessen moeten doorbetaald worden, indien een lid voor langere aaneengesloten periode afwezig is, kan met de ledenadministratie een afwijkende contributie afgesproken worden.
4. Rechten en plichten van leden:
Elk lid heeft, op basis van zijn geaccepteerde opgave en indeling en met inachtneming van de regels, als gesteld in de wet, de statuten, het huishoudelijke reglement, de besluiten van de algemene vergadering en van het bestuur van de vereniging evenals de statuten en het huishoudelijke reglement van de KNGU, de volgende rechten:
• Deelname aan de oefeningen, trainingen, lessen en overige activiteiten van de vereniging
• Het doen van voorstellen voor, respectievelijk op de algemene ledenvergadering
• Het aanmelden, respectievelijk verkiesbaar stellen voor een functie in de organen van een vereniging
• Het stellen van kandidaten voor de organen van de vereniging en van de KNGU
• Deelname aan opleiding, activiteiten, trainingen en wedstrijden georganiseerd door of namens de KNGU op zowel rayon-, regionaal- als nationaal niveau
• Het aanmelden, respectievelijk verkiesbaar stellen voor een functie binnen de KNGU
En de volgende plichten:
• Het bestuur in kennis te stellen van de verandering van hun gegevens zoals bijv. adres of bankrekeningnummer
• Het tijdig betalen van de contributie
5. Contributietarieven en betalingen:
• Het actuele overzicht van de tarieven is te vinden op de website: www.dol-olympia.nl onder het kopje “Contributie en Lidmaatschap”. De contributie loopt per kalenderjaar en wordt aan het eind van elke maand geïncasseerd via automatische incasso. Je betaalt contributie (incl. Bondscontributie) per maand. De contributie inning verloopt via automatische incasso, tijdens de
inschrijving geeft u hier uw akkoord voor. Lidmaatschap loopt door tot opzegging, opzeggen kan alleen via het online opzegformulier.
• Mocht de vereniging te maken krijgen met een lid dat de contributie niet betaalt, dan kan de penningmeester (het bestuur) diverse maatregelen treffen. Mocht na 2 weken, na de laatste dag van de maand, de contributie niet zijn voldaan dan volgt een eerste herinnering via de mail. Mocht de termijn van de eerste herinnering zijn verstreken, dan zal er persoonlijk contact worden opgenomen. Indien het niet betalen van de contributie ongegrond blijkt en er geen betalingsregeling wordt getroffen, zal het lid worden geschorst cq geroyeerd en kan het lid niet meer deelnemen aan de training/activiteiten van de vereniging.
• In de ALV wordt de prijsverhoging bepaald voor het volgende jaar wat in het algemeen in lijn is met de inflatiecorrectie (volgens de CPI van het CBS) en indien nodig aangevuld met een % om overige kosten op te vangen.
6. Opzeggen:
• Opzeggen kan alleen schriftelijk. U kunt hiervoor het uitschrijfformulier op de website www.dol-olympia.nl onder het kopje “Contributie en Lidmaatschap” gebruiken of een e-mail sturen naar ledenadministratie@dol-olympia.nl . Opzeggen bij de leiding wordt gewaardeerd.
• Opzeggen kan voor de 15e van de maand, zodat we dit nog op tijd kunnen verwerken voor de volgende incasso. Indien u na de 15e van de maand opzegt, dient de maand erna ook te worden betaald.
Voorbeeld 1: U zegt op per 10 november, de maand november moet nog betaald worden en de maand december niet.
Voorbeeld 2: U zegt op per 16 november, de maand november maar ook de maand december moet nog betaald worden.
• Als er niet op tijd wordt opgezegd, wordt de contributie gewoon in rekening gebracht en vindt er geen restitutie plaats van bonds- en/of verenigingscontributie.
7. Vakantie en ziekte leiding:
• Contributiegelden dienen doorbetaald te worden tijdens vakanties. In de contributievaststelling is hier rekening mee gehouden.
• Bij ziekte van de trainers vindt er geen restitutie plaats van contributie. Indien trainers langer dan 1 maand ziek zijn waarin geen lessen zijn gegeven, wordt er naar een oplossing gezocht.
• Het bestuur probeert altijd voor vervanging te zorgen.
8. Foto’s op onze website en AVG:
Om leden op de hoogte te houden van wedstrijden en andere activiteiten is het noodzakelijk om op onze website en op sociale media foto’s te plaatsen. Op het inschrijfformulier heeft u hier wel of geen toestemming voor gegeven. Ons beleid betreffende Privacy/AVG vindt u op onze website www.dol-olympia.nl onder het kopje “Organisatie D.O.C.”.
9. Kleding:
De algemene vergadering stelt, op voorstel van het bestuur de kleding vast voor deelname aan wedstrijden, demonstraties en overige naar buiten tredende activiteiten van de vereniging.
Daarnaast kan de algemene vergadering, op voorstel van het bestuur, regels vaststellen met betrekking tot de kleding voor de trainingen. Het bestuur bepaalt, na overleg met de technische leiding, welk kleding bij bepaalde gebeurtenissen moet worden gedragen.
10. Het bestuur:
• Het bestuur bestaat uit tenminste vijf leden, te weten: voorzitter, secretaris, penningmeester, ledenadministrateur en coördinator-leiding. Dit kan uitgebreid worden met contractbeheer en algemeen bestuurslid.
• Het bestuur vergadert zo vaak als nodig is. Standaard is dit 1x per 6 weken. Met uitzondering van juli en augustus.
• Besluitvorming vindt alleen plaats als meer dan 50% van de bestuursleden aanwezig zijn op een bestuursvergadering of per e-mail of poll in Whats app mits alle bestuursleden hiermee akkoord gaan.
• 1x per jaar in mei vindt er een ledenvergadering plaats. Dit wordt aangegeven op de website en via social media.
• Voor alle gevallen waarin dit reglement niet voorziet is de beslissing van het bestuur bindend.
11. Taken bestuursfuncties:
• De voorzitter heeft de leiding van de dagelijkse werkzaamheden van de vereniging en leidt de algemene vergadering en de bestuursvergaderingen. Hij/Zij vertegenwoordigt de vereniging bij officiële gelegenheden. Hij beslist in bestuursvergaderingen bij staking van de stemmen.
• De secretaris is verantwoordelijk voor:
– het houden van de notulen van de bestuursvergaderingen en de algemene leden vergadering
– het voeren van de algemene correspondentie
– het in goed geordende staat houden van het archief
– de verdere door het bestuur, na overleg met de secretaris, aan hem/haar op te dragen werkzaamheden
• De penningmeester beheert de gelden en bezittingen van de vereniging en is verantwoordelijk voor:
– en verplicht tot het op verantwoorde en zo rendabel mogelijke wijze bewaren van de aan hem/haar afgedragen en/of toevertrouwde gelden van de vereniging
– de controle van de inkomsten aan de hand van de uit de ledenregisters af te leiden verplichtingen van de leden en het versturen van eventuele betalingsherinneringen
– het innen en administreren van de overige inkomsten
– het beheer van de kas waarbij de hoeveelheid contanten, behoudens goedkeuring per geval van het bestuur, een bedrag van duizend euro niet te boven mag gaan
– het tijdig verrichten van alle betalingen, de controle daarop en het administreren daarvan
– het opstellen en bijhouden van een lijst van alle bezittingen van de vereniging
– het beheer en de administratieve van de door de vereniging ingestelde reserve- of andere fondsen
– het jaarlijks op de algemene vergadering verslag uitbrengen over de financiële positie van de vereniging, in het bijzonder over het afgelopen verenigingsjaar
– het opstellen van een begroting voor het komende jaar die, na goedkeuring door het bestuur, wordt voorgelegd aan de algemene vergadering
• De ledenadministrateur is verantwoordelijk voor:
– de verzorging van het algemene ledenregister
– af- en aanmeldingen verwerken
– het innen van de contributies van de leden
• De coördinator-leiding is verantwoordelijk voor:
– het contact tussen de leiding/trainers en het bestuur bij bijvoorbeeld problemen, evenementen of andere voorvallen waarbij het bestuur nodig is en vice versa
• De contractbeheerder is verantwoordelijk voor:
– het vastleggen van de contracten met de leiding/trainers zowel op vrijwilligers basis bij de vereniging zelf als via een vast contract bij het Sport Technisch Kader (STK).
12. Commissies:
• De kascommissie is belast met de controle van en het toezicht op het geldelijk beheer van de penningmeester en brengt hiervan schriftelijk verslag uit aan het bestuur. Dit rapport wordt aan de algemene vergadering aangeboden en zal strekken tot het al dan niet goedkeuren van het door de penningmeester gevoerde beleid en tot decharge van het bestuur.
• De Avondwandelvierdaagse commissie is belast met de organisatie van de Avond wandel vierdaagse en rapporteert zijn werkzaamheden minstens 1x per jaar aan het bestuur. Het reglement voor de Avondwandelvierdaagse wordt geplaats op onze website www.dol-olympia.nl.
13. Opleggen van straffen:
• Indien het bestuur termen aanwezig acht tot het opleggen van een straf wordt, alvorens de straf definitief op te leggen, de beschuldigde eenmalig in de gelegenheid gesteld zich mondeling in een bestuursvergadering te verweren. Deze vergadering vindt plaats op een datum en tijdstip door het bestuur te bepalen, echter niet later dan vier weken nadat de beschuldiging ter kennis van de beschuldigde is gebracht.
• In geval van verhindering om dringende redenen van de beschuldigde kan het bestuur besluiten andermaal de gelegenheid tot verweer te bieden in een nieuwe vergadering, die binnen tien dagen na de eerste wordt belegd.
• Het bestuur is gerechtigd uitspraak te doen, ongeacht de aanwezigheid van de beschuldigde.
Dit recht van verweer is niet van toepassing op hen, die zijn tekortgeschoten in hun contributieverplichtingen.
• In geval van schorsing blijft het lid geschorst hangende het verweer en een volgens de statuten ingesteld beroep.
14. Geheimhoudingsplicht, integriteit en beëindiging lidmaatschap bestuur en commissies:
• De leden van het bestuur en commissies zullen alle informatie en documentatie die zij in het kader van de uitoefening van hun functie krijgen en die redelijkerwijs als vertrouwelijk zijn te beschouwen, als strikt vertrouwelijk behandelen, ook na hun aftreden.
• Bij beëindiging van het lidmaatschap van het bestuur of een commissie is de betreffende persoon verplicht alle in zijn bezit zijnde stukken, bescheiden en andere informatiedragers met betrekking tot zijn functie onverwijld over te dragen aan het bestuur of indien het digitale bestanden betreft te verwijderen van of uit zijn/haar computer(s), gegevensdrager(s) en/of emailaccount(s).
15. Veilig sportklimaat:
• Wanneer er binnen de vereniging ontoelaatbaar gedrag wordt geconstateerd, zoals bijvoorbeeld pesten, dan zullen de trainers het bestuur hiervan op de hoogte stellen.
• Het bestuur zal contact opnemen met het slachtoffer en de dader of de ouders van het slachtoffer en de dader om samen de volgende stappen te bepalen. Afhankelijk van de aard van het ontoelaatbare gedrag zal in gesprek worden gegaan of de toegang tot de les worden ontzegd.
• Iedereen die iets is overkomen, iets heeft zien gebeuren of wetenschap heeft van ongewenst gedrag kan contact met het bestuur opnemen. Indien dit voorval liever niet met het bestuur besproken wordt kan contact worden opgenomen met een integriteitsmedewerker van de KNGU. Zij zijn voornamelijk tijdens kantooruren bereikbaar. Je kunt mailen (meldpunt@kngu.nl) of bellen (Henriet van der Weg 06-22663522 / Monique Streefkerk 06-21410802 / Casemanagers Centrum Veilige Sport 0900-2025590.
16. Wijziging van het huishoudelijk reglement:
Dit reglement kan alleen worden gewijzigd door een besluit van de algemene vergadering, genomen met een meerderheid van ten minste twee derde van de uitgebrachte geldige stemmen.
Een voorstel tot wijziging van dit reglement moet ten minste drie weken voor de datum van de algemene vergadering op de gebruikelijke wijze aan de leden zijn bekendgemaakt.
Dit reglement en/of wijzigingen treden in werking met ingang van de dag, volgend op die waarin de algemene vergadering het besluit daartoe heeft genomen.
17. Slotbepaling:
In gevallen waarin dit reglement niet voorziet, of een artikel voor meer dan één uitleg vatbaar is, beslist het bestuur. Aldus vastgesteld in de algemene vergadering van: 07-05-2025